Hinweisgeberschutzgesetz (HSchG)

Inhaltsverzeichnis

Wer kann unser internes Hinweisgebersystem nutzen?
Auf welche Themen kann sich ein Hinweis beziehen?
Was passiert mit Hinweisen, die Themen außerhalb des Anwendungsbereiches des HSchG betreffen oder von Personen erstattet werden, die nicht in einer beruflichen Verbindung zu uns stehen?
Wie können Sie unser internes Hinweisgebersystem benutzen?
16-stelliger Zahlencode
Was passiert, wenn Sie einen Hinweis einbringen?
Information gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung
Unser internes Meldesystem

Nach der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (in der Folge kurz: „Richtlinie") sowie dem Bundesgesetz über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen (Hinweisgeber:innenschutzgesetz - HSchG) soll sichergestellt werden, dass Verstöße gegen EU-Rechtsvorschriften einfach, sicher und vertraulich gemeldet werden können.

Öffentliche und private Organisationen haben zu diesem Zweck ein internes Hinweisgebersystem einzurichten, eingehende Hinweise zu überprüfen und gegebenenfalls die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.

Wir haben das HSchG umgesetzt und informieren Sie im Folgenden über wichtige Aspekte unseres internen Hinweisgebersystems.

Wer kann unser internes Hinweisgebersystem nutzen?

Das HSchG sieht vor, dass alle Personen Verstöße gegen EU-Recht melden können, die für uns arbeiten oder im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit in Verbindung mit uns stehen. Insbesondere können dies sein:

• Arbeitnehmer:innen
• Bewerber:innen
•  Praktikant:innen, Zivildiener und Absolvent:innen eines Freiwilligen Sozialjahrs
• Lieferant:innen sowie Geschäfts- und Systempartner:innen
• Selbständig erwerbstätige Personen, die für uns tätig werden
• Mitglieder von Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorganen

Auf welche Themen kann sich ein Hinweis beziehen?

Das HSchG gilt für Hinweise über mögliche Verstöße gegen EU-Recht. Die in Betracht kommenden Rechtsvorschriften der Europäischen Union werden in § 3 Absatz 3 HSchG aufgelistet. Die wichtigsten Bereiche sind:

• Produktsicherheit und -konformität
• Verkehrssicherheit
• Umweltschutz
• Lebensmittelsicherheit
• Öffentliche Gesundheit
• Verbraucherschutz
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
• Verstöße gegen finanzielle Aspekte der EU (Betrugsbekämpfung)
• Verstöße gegen staatliches Beihilfenrecht

Eine vollständige Auflistung der in Betracht kommenden Rechtsvorschriften finden Sie unter folgendem Link: hier klicken

Was passiert mit Hinweisen, die Themen außerhalb des Anwendungsbereiches des HSchG betreffen oder von Personen erstattet werden, die nicht in einer beruflichen Verbindung zu uns stehen?

Der transparente, offene und vertrauliche Umgang mit Kritik und Beschwerden ist uns ein zentrales Anliegen. Wir übernehmen damit soziale und gesellschaftliche Verantwortung. Selbstverständlich werden wir daher auch Hinweise bearbeiten, die keine maßgeblichen Rechtsvorschriften der Europäischen Union betreffen oder von Personen eingebracht werden, die nicht in beruflicher Verbindung zu uns stehen. Unsere internen Richtlinien sehen dafür ein eigenes Beschwerdemanagement vor, das sich in der Praxis bewährt hat.

Wie können Sie unser internes Hinweisgebersystem benutzen?

Wir haben eine sichere Online-Formularanwendung eingerichtet, über die Hinweise entweder personenbezogen (unter Anführung von Name und Kontaktdaten) oder anonym erstattet werden können. Auch das Übermitteln von Dateianhängen ist möglich. In der Formularanwendung müssen Sie verpflichtend anführen, auf welche Institution sich Ihr Hinweis bezieht. Bitte führen Sie hier den exakten Wortlaut unserer Institution [Vorarlberger Kinderdorf] an.

Ob Sie einen Hinweis personenbezogen oder anonym erstatten wollen, entscheiden Sie selbst. Abhängig von Ihrer Auswahl sieht unsere Online-Formularanwendung ein entsprechendes Verfahren vor.

16-stelliger Zahlencode

In jedem Fall (d.h. unabhängig davon, ob Sie den  Hinweis personenbezogen oder anonym einbringen), erhalten Sie nach Erstattung Ihres Hinweises automatisch und einmalig einen nach dem Zufallsprinzip generierten 16-stelligen Zahlencode. Damit können Sie sich im Hinweisgebersystem einloggen und den aktuellen Bearbeitungsstatus Ihres Hinweises prüfen.

Darüber hinaus können Sie nach dem Einloggen mit uns per Chat kommunizieren, etwa wenn Sie Angaben präzisieren oder berichtigen wollen.

Wenn Sie den Hinweis anonym einbringen, bleibt selbstverständlich auch Ihr Login und Ihre Kommunikation per Chat zu jedem Zeitpunkt anonym.

Wir empfehlen, den 16-stelligen Zahlencode schriftlich zu notieren, abzufotografieren oder mittels „copy/paste“ Funktion digital zu speichern. Beachten Sie, dass der 16-stellige Zahlencode im Fall des Verlustes aus Sicherheitsgründen nicht mehr wiederhergestellt werden kann und ein (weiterer) Login damit nicht mehr möglich ist. Wenn Sie einen Hinweis anonym einbringen und Ihr 16-stelliger Zahlencode verloren geht, wird daher keine Kommunikation mehr mit uns möglich sein.

Beachten Sie weiters, dass der 16-stellige Zahlencode keinen unbefugten Personen gegenüber offen gelegt wird. Für eine missbräuchliche Verwendung sowie die gewollte oder ungewollte Offenlegung des 16-stelligen Zahlencodes gegenüber Dritten, wird von uns und seitens des Betreibers des Hinweisgebersystems jedwede Haftung ausdrücklich ausgeschlossen.

Was passiert, wenn Sie einen Hinweis einbringen?

Wenn Sie einen Hinweis einbringen (personenbezogen unter Anführung von Name und Kontaktdaten oder anonym ohne Angabe von Kontaktdaten), werden wir Ihnen den Eingang des Hinweises binnen einer Frist von längstens sieben Tagen bestätigen, den Hinweis intern prüfen und Sie binnen einer Frist von längstens drei Monaten über die Ergebnisse dieser Prüfung und die von uns gegebenenfalls getroffenen Maßnahmen informieren. Bei Bedarf, etwa zur Präzisierung Ihrer Angaben, können wir auch in Verbindung mit Ihnen treten. Die Kontaktaufnahme erfolgt entweder über die von Ihnen angeführten Kontaktdaten oder im Fall einer anonymen Meldung über die Chatfunktion im Hinweisgebersystem.

Zu Ihrem Schutz sieht das HSchG umfassende Maßnahmen vor, die insbesondere gewährleisten sollen, dass Ihre Identität vertraulich bleibt. Wir ergreifen alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die notwendig sind, um diese Schutzmaßnahmen zu erfüllen.

Information gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung

Wenn Sie eine Meldung über unser internes Hinweisgebersystem einbringen, werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (insbesondere auch der Klartext, auf den sich der Hinweis bezieht und allenfalls übermittelte Dateianhänge) von uns zum Zweck der internen Prüfung des Hinweises und zur Ergreifung allenfalls notwendiger Maßnahmen verarbeitet. Dabei stützen wir uns auf die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden sowie dem Bundesgesetz über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen (Hinweisgeber:innenschutzgesetz - HSchG).

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergeleitet. Ausnahmen davon bestehen nur dann, wenn wir gesetzlich dazu berechtigt oder verpflichtet sind (z.B. Erstattung einer Anzeige an die zuständigen Strafverfolgungsbehörden, wenn unsere interne Überprüfung des Hinweises den Verdacht einer strafbaren Handlung bestätigt), wir im Rahmen der Zurverfügungstellung der Online-Formularanwendung externe Dienstleister beiziehen, mit denen wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 Datenschutz-Grundverordnung abgeschlossen haben, oder Sie uns im Vorfeld Ihre Einwilligung dazu erklären.

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet und gespeichert, wie dies für die oben angeführten Zwecke erforderlich ist. Aufgrund von gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten kann sich eine längere Speicherdauer ergeben. Nach Ablauf entsprechender Fristen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sofern nach der Datenschutz-Grundverordnung keine andere Rechtsgrundlage für eine länger andauernde Speicherung mehr besteht.

Weitere Informationen über unseren Datenschutz und über Ihre Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung finden Sie hier.

Unser internes Meldesystem

Hier können Meldungen von Verstößen gegen EU-Recht eingebracht werden: